Jak provádět monitorování zaměstnanců v souladu s GDPR?

Jak legálně monitorovat zaměstnance na pracovišti? Zaměstnavatelé zpracovávají v souvislosti s realizací pracovněprávních vztahů celou řadu různých osobních údajů zaměstnanců pro různé účely. Někteří zaměstnavatelé zavádějí monitorovací mechanismy, přičemž mnohdy opomíjejí své povinnosti vyplývající z řady právních předpisů. Cílem tohoto článku je upozornit na základní pravidla a zásady v souvislosti se zaváděním monitorovacích mechanismů zaměstnavateli, a to nejen ve světle GDPR.

Monitorování zaměstnanců vs. zákoník práce

Zaměstnavatelé zavádějí kontrolu zaměstnanců především v souvislosti s plněním základních povinností zaměstnanců, jejichž taxativní výčet je uveden v zákoníku práce. Podle zákoníku práce však zaměstnavatel nesmí bez vážných důvodů spočívajících ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele zasahovat do soukromí zaměstnance na pracovišti a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že:

- sledováním,
- nahráváním telefonních hovorů z technických pracovních zařízení zaměstnavatele a - kontrolou elektronické pošty odeslané z pracovní e-mailové adresy a doručené na ni bez předchozího upozornění zaměstnance.

Pokud zaměstnavatel zavede kontrolní mechanismus, je povinen jej projednat se zástupci zaměstnanců:

- rozsah kontroly;
- způsob jejího provádění;
- dobu jejího trvání;
- informovat zaměstnance o rozsahu kontroly, způsobu jejího provádění a době jejího trvání.

Všeobecné povinnosti při zpracování osobních údajů zaměstnanců

Podle stanoviska pracovní skupiny WP29 je třeba při zpracování osobních údajů zaměstnanců zohlednit následující skutečnosti.

• zaměstnavatelé by měli pamatovat na dodržování základních zásad ochrany osobních údajů bez ohledu na použitou technologii;
• obsah elektronické komunikace uskutečněné z obchodních prostor podléhá stejné ochraně základních práv jako analogová komunikace;
• v souvislosti s určením právního základu je velmi nepravděpodobné, že právním základem pro zpracování osobních údajů bude souhlas, pokud zaměstnanci nemohou zpracování odmítnout bez nepříznivých důsledků;
• při určování vhodného právního základu bude možné v některých případech vycházet z plnění smlouvy a oprávněného zájmu v souladu se zásadami proporcionality a subsidiarity;
• zaměstnanci by měli mít k dispozici dostatečné informace o průběžném monitorování a
• jakékoli mezinárodní předávání osobních údajů zaměstnanců by mělo být prováděno tam, kde je zajištěna odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.

Monitorování zaměstnanců a pokuty podle GDPR

Již jsme nastínili některé základní povinnosti organizací v oblasti zpracování osobních údajů v souvislosti se zavedením kontrolních mechanismů. Podívejme se blíže na jejich uplatňování v praxi. Projdeme si některé exponované případy z rozhodovací praxe. Jak se z nich můžeme poučit?

V roce 2020 se německý dozorový úřad rozhodl udělit společnosti H&M (dále jen „provozovatel“) pokutu ve výši 35 milionů eur za nezákonné sledování stovek jejích zaměstnanců v servisním středisku v Norimberku. (Případ H&M Německo)

V roce 2021 vydal příslušný francouzský soud rozhodnutí, kterým uložil společnosti IKEA France (dále jen „provozovatel“) pokutu ve výši 1,2 milionu EUR za porušení soukromí jejích zaměstnanců a některých klientů. Kromě výše uvedené pokuty byl bývalý ředitel provozovatele odsouzen k podmíněnému trestu odnětí svobody a pokutě ve výši 50 000 EUR; mezi dalšími obžalovanými bylo 15 dalších osob (zaměstnanci provozovatele a 4 policisté za předávání důvěrných informací) (případ IKEA Francie).

Monitorování zaměstnanců – závěr

S rychlým rozvojem informačních technologií zaměstnavatelé zavádějí různé aplikace a chytrá řešení, která mohou potenciálně monitorovat zaměstnance při práci. S ohledem na stanovisko pracovní skupiny WP29 ke zpracování osobních údajů při práci je třeba věnovat pozornost následujícím skutečnostem

• technologiím, které umožňují zpracování osobních údajů při práci;
• nové formy zpracování, např. využívání online služeb a/nebo lokalizačních údajů pocházejících z chytrého zařízení;
• hranice mezi soukromím a prací se stále více stírají.

Tyto procesy je třeba posuzovat z několika hledisek. V případě zájmu vám s výše uvedeným rádi pomůžeme.